先日、学生時代にお世話になった経営者の方から一本の電話がありました。
「ホームページが急に見られなくなったんだけど、どうしたらいい？」
「仕事で使っていたメールも使えなくなってて…」
詳しく話を聞くと、以前ホームページを担当していた社員さんが退職しており、ドメインやサーバーを誰が管理（契約・支払い）していたのか分からない状態でした。
調べてみると、ドメインの更新期限が切れていたことが原因で、ホームページもメールも停止してしまっていました。
実は、このようなドメインに関するトラブルは決して珍しい話ではありません。
ドメインは会社の「住所」のようなもの
ホームページのURL（〇〇.co.jpなど）は「ドメイン」と呼ばれています。
ドメインは会社に例えると「住所」のような大切な存在です。
弊社を例に挙げてみると、
ホームページやメールアドレスはドメインを契約しているから利用できるものです。
もしドメインの契約が切れると、
- ホームページが表示されない
- メールが送受信できない
- お問い合わせが受けられない
という状態になってしまいます。
こうなってしまったら、会社にとっては大きなダメージです。
よくあるドメインの管理トラブル
中小企業では、次のようなケースが非常に多く見られます。
1．特定の担当者しか分からない
- ドメインを契約した会社（サービス）が分からない
- ドメイン管理画面へのID・パスワードが分からない
- 更新通知が特定の担当者のメールに届いている
ドメインを管理している担当者が退職した途端に、何も分からなくなるケースです。
2．縁遠くなったり、事業をやめてしまった制作会社任せになっている
制作会社が契約してくれているから安心と思っていたら…
実際あった話としては、制作会社と喧嘩別れしてドメインやサーバーの管理を突然自社でやることになって、担当者がその重要性を理解しておらず、更新を滞ってしまったというケースもありました。
また、制作会社が事業を突然たたむことになって、連絡が取れなくなってしまった…という相談もいただいたこともありました。
自社で管理している場合でも、担当者が何度か変わると、契約内容や期間、支払い方法などが曖昧なまま長年運用されていることも少なくありません。
3．クレジットカードの期限切れ
更新料金は自動引き落としになっていても、
- クレジットカードの期限切れ
- カード変更
- 法人カード変更
などで決済ができず、更新されないことも想定できます。
ドメインを管理していないことで起こる重大なリスク
1．ホームページが閲覧できなくなる（消えてしまう）
今まで見れたホームページが突然見れなくなると、会社がどうかなってしまったのでは？と思う方は多いと思いますし、そうなってしまったら会社の信用にも関わってきます。
「ホームページが見られない会社」は、お客様に不安を与えてしまいます。
2．メールが使えなくなる
実はホームページ以上に深刻なのがメールです。
- 見積依頼が届かない、請求書が受信できない
- お客様からの問い合わせが受信できない
- 重要な取引先との連絡が途絶えてしまう
こなってしまったら、売上にも直接影響してしまうのです。
3．ドメインを第三者に取得される
ドメインを一定期間放置すると、失効したドメインは他人が取得できる場合があります。
会社で使っていたドメインを失効後に第三者に取得されると、
- ホームページを元に戻せない
- 第三者が取得してしまった自社のドメインを高額で買い戻す必要がある
- ブランドイメージが大きく損なわれる
- 信頼を失う
というリスクも大いに可能性があります。
今すぐ確認すべきチェックリスト
少しでも不安になられた方は、自社で次の内容を確認してみてください。
- □ ドメインはどこの会社で契約しているか分かる
- □ サーバー会社が分かる
- □ 契約者名義を把握している
- □ サーバー／ドメイン管理画面へログインできる
- □ ID・パスワードを複数人で管理している
- □ ドメイン更新通知のメールを確認できる
- □ 支払い方法を把握している
- □ 更新日を把握している
一つでも「分からない」があれば、早めの確認をおすすめします。
ドメイン・サーバーは会社の重要資産
ホームページ制作というとデザインやSEOに目が向きがちですが、
実は一番大切なのは「資産を正しく管理すること」です。
ドメインやサーバーは、会社の名刺や看板と同じくらい重要な経営資産です。
担当者任せにせず、会社として管理体制を整えておく、信頼できる外部の会社に管理を依頼することが、将来の大きなトラブルを防ぐことにつながります。
最後に
「ホームページは制作したら終わり」ではありません。
安心して運用し続けるためには、ドメイン・サーバー・メールといったインフラの管理体制を一度は見直すことが重要です。
「担当者しか分からない」状態になっていないか、この機会にぜひ一度確認してみてください。
今どういった状態かのどのように把握したら良いか分からない方は、弊社にお気軽にご相談ください。